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【遴选公文写作经验交流】公文格式为何必须严守“格”

2019-04-11 12:11:09 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京人事考试网

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  [华图遴选网导语]公文写作是公务员遴选考试的常考必考内容,公文写作所占分值比重较大,各位备考各地遴选公务员考试的考生朋友们务必认真学习准备各类型的公文写作方法及格式要求。

  公文格式是机关制发文件时必须严守的“格”。不同类型的公文,格式各不相同。规范公文格式,既能充分体现公文的权威和效力,又能准确表达行文关系,还能直接为公文管理工作服务。具体说来:

  一、公文格式体现了公文的权威和效力

  公文内容决定公文形式,公文形式反映公文内容。公文格式决不是可有可无的一种形式,也不仅仅是在外观形式上区别于其它一般文章的标志,而是确保公文权威性和执行效力的必要形式。没有权威和效力的公文,只是一纸空文,公文格式是公文权威性和有效性的重要体现。比如,公文一般都有发文机关标识,无论是固定格式的公文,还是标明文种的公文,发文机关标识一律要用大字套红,既醒目、美观,又体现了发文机关的权威性。标明文种的公文,如命令、决定、指示等,就直接表达了发文机关的指挥意图,受文单位必须无条件地服从和执行。绝大多数公文都必须加盖印章并要标明生效日期,这同样是公文权威性和有效性的具体表现。有的同志视公文格式为无足轻重的小事,认为处理公务重在内容,公文格式上有点差错无关紧要,这是完全错误的。

  公文格式是机关行文时必须严格遵守的法规,能否规范地使用公文格式,不仅直接影响到公文的权威性,而且也会影响领导机关的形象和威信。对此,广大机关干部必须有一个充分的认识。但有些同志总认为公文格式是个形式,因而对新的公文格式规定不学习,习惯做法不愿改。试想,一份没有署名和印章的文件,如何发生法律效力;一份没有主送机关的文件,如何发送;一份文件格式标注得乱七八糟,人们会怎样评价机关。

  二、公文格式表示着一定的行文关系

  在机关公文处理工作中,理顺行文关系非常重要,行文关系不明晰,正常的组织关系就会被打乱,日常事务就不可能得到很好的处理。而规范的公文格式可以明确表示行文关系。比如,固定格式的公文,仅限于高级领导机关下发重要公文时使用。公文文种标识直接表示着行文关系,如请示、报告就是上行关系;命令、通令、决定、指示、批复就是表示下行关系;函是表示平行关系的。公文标注的主送机关和抄送机关同样体现了行文关系,主送机关是指收受、办理和执行公文内容的机关;抄送机关是只需要了解公文内容的上级、同级或者是不相隶属的单位。

  公文的文头格式直接表示不同的行文关系,上行文的文头部分占据版面较大,是为了留出领导批示的区域;下行文没有领导签发标识,而上行文必须有领导签发标识,必要时还应有已阅标识,目的就是为了确保上行文的质量。俗话说,没有规矩不成方圆。公文如果没有规范的格式,将会造成行文关系的混乱,影响公文的效能。

  三、公文格式是公文管理工作的客观需要

  公文格式是直接为公文管理工作服务的。规范的公文格式,既有利于提高公文处理工作的质量,也有利于运用现代科学技术对公文进行管理。现行的公文格式决不是某个人坐在办公室里凭空想象出来的,而是广大文书工作者长期实践的成果、改革的结晶。

  公文格式中许多标识和要求,都是为了适应公文管理工作需要而设置的。比如,发文字号就为公文的登记、立卷、归档和查找、转发提供了方便;秘密等级既表示了公文内容的重要程度,又对公文的传达、阅读范围和保密提出了明确的要求;公文份号为控制重要文件的印数及登记、查找提供了方便;发文机关标识、文种标识和公文标题等,为转发公文、立卷、归档和查找利用也提供了方便;公文的用纸规格、书写、印刷和装订的统一要求,都是为了方便公文处理工作。随着时代的发展,公文格式也会不断发展变化,以适应公文管理工作的现代化。

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(编辑:李昂)
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